Новые электронные трудовые книжки с 2020 года

Расскажем, что следует делать при смене способа ведения кадрового учета. Какая понадобится документация, чтобы с 2020 года работодателю получить электронные трудовые книжки.

Подача документов

Стало известно, что с 2020 года будут действовать электронные трудовые книжки. Это документ, представляющий собой аналог традиционного бумажного. Пока не понятно, что нужно делать российским работодателям, а также с чего начинать процедуру оформления.

Переход на новый способ ведения учета может быть осуществлен каждым желающим в добровольном порядке. Можно сохранить и бумажный документ. С 2020 года всем работодателям необходимо каждый месяц предоставлять информацию в ПФР о произошедших кадровых изменениях и о выборе сотрудником способа ведения учета, в частности, электронных трудовых книжек.

Пошаговая инструкция

Каждый руководитель фирмы в процессе перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года должен знать, что делать в этом случае и с чего начать. Руководителям следует внимательно изучить представленную ниже пошаговую инструкцию.  

Создание приказов

Первое, с чего нужно начать работодателю при переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года, так это с издания приказов. Согласно документам, будет определено, что нужно делать конкретным должностным лицам, в частности, кадровикам, бухгалтерам и др. Понадобятся приказы:

• в которых будет утвержден план мероприятий, связанный с введением документа нового формата;
• о назначении ответственных лиц за ведение книжек электронного формата.

Внесение поправок в локальные акты

Корректировке также подлежат локальные акты предприятия. Исправляются следующие документы:

• должностные инструкции тех лиц, которые официально отвечают за ведение трудовых книжек электронного вида и за предоставление форм отчетности;
• документооборот, а именно процесс формирования алгоритма, а также сроки оформления документации и предоставление сведений;
• локальные акты, содержащие данные о трудовых документах. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по рабочему процессу.

Гарантия готовности передачи данных

Каждый работодатель обязан обеспечить готовность предоставления информации о трудовой деятельности для обработки и хранения ее в информационной базе пенсионного органа.

Также необходимо завести электронный почтовый ящик, чтобы каждый сотрудник мог присылать на него заявления о получении информации о трудовой деятельности.

Оповещение персонала

В первую очередь важно оповестить штат о том, что с 2020 года ведется смена формата документов – это то, с чего начать работодателю прежде, чем что-то делать при переходе на электронные трудовые книжки. Сделать это нужно до июля нынешнего года. Формат уведомления выбирается самостоятельно.

Работники должны быть ознакомлены с тем, что собой представляет новый формат документа, как он работает и что дает. Также важно объяснить, каким образом можно будет получить сведения о трудовой деятельности.

Для заявления нет установленной формы, оно составляется в произвольном виде. Рекомендуется все же сформировать единый шаблон заявления.

Прежде чем переходить на электронные трудовые книжки, вводимые с 2020 года, важно произвести тщательную проверку бумажных документов и удостовериться в том, что они заполнялись и велись правильно. При необходимости, скорректировать и внести недостающие сведения.

Подача заявлений

До 31 декабря 2020 года нужно организовать прием заявлений от персонала о выборе формата электронных книжек. В том случае, если до указанного срока сотрудником не было подано заявление по уважительной причине, ему предоставляется возможность сделать это в другое время.

К уважительным причинам относятся: больничный, отпуск, декрет, а также другие основания, при которых за сотрудником сохранялось рабочее место.

Выдача бумажных документов

Весь персонал, который сделал выбор в пользу электронной системы, до начала следующего года должен получить на руки свои документы на бумажном носителе, о чем следует расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Также в ней важно оставить отметку о том, что работник предоставил соответствующее заявление.

Судьба документов бумажного формата

Важно отметить, что бумажными документами можно будет продолжить пользоваться наряду с действием электронной версии. Руководители предприятий продолжат вести документацию и будут хранить ее в специально отведенном месте. В течение нынешнего года, который объявлен переходящим периодом, кадровики будут вносить сведения как на бумажный носитель, так и в электронную форму.

Электронная система вводится на постоянной основе и перейти на нее с бумажных носителей можно будет когда угодно. Трудовая деятельность граждан, устраивающихся на работу в 2021 году впервые, будет фиксироваться только в электронной системе, бумажного носителя не предусматривается.

Каждому работнику может понадобиться информация о своей трудовой деятельности. Чтобы ее получить, нужно подать заявление работодателю с указанной просьбой.

Руководство предприятия понесет наказание в случае задержки по своей вине выдачи документа либо предоставления информации о деятельности сотрудника при его увольнении. Также оно несет ответственность, если:

• в документе содержится недостоверная информация о работе человека или причине расторжения договора;
• в оговоренный срок не были переданы или не в полном объеме указаны сведения о трудовой деятельности гражданина в пенсионный орган.

Если указанная некорректно причина увольнения гражданина станет препятствием для трудоустройства на другое место работы, суд может постановить выплачивать человеку сумму в размере среднего заработка за весь период его вынужденного «отпуска».

Подведем итог

1. С 2020 года вводятся электронные трудовые книжки. Смена старого формата ведения кадрового учета на новый осуществляется работниками на добровольной основе.
2. Тем, кто хочет перейти на электронную форму документа, нужно подать заявление об этом до конца текущего года. В таком случае им на руки будут отданы бумажные трудовые книжки под подпись в книге учета. 
3. Если сотрудник не успеет до указанного срока подать документ, то бумажное ведение учета его трудовой деятельности остается.
4. Электронная система будет действовать для всего персонала, включая тех, кто решил оставить себе бумажный носитель. В таком случае кадровики обязаны заполнять как традиционную книжку, так и вести электронный учет. 
5. Перейти окончательно на новый формат можно в любой момент. 
6. Те, кто в 2021 году начнет трудовую деятельность, не смогут уже получить бумажный документ. Их деятельность будет учитываться только в форме электронной трудовой книжки.