Согласно словарному определению, тендер представляет собой конкурсную процедуру заключения подрядных договоров, предполагающую сопоставление предложений участников на предмет их соответствия требованиям, указанным в тендерной документации. Эта форма выбора партнера приобрела широкое распространение благодаря ряду весомых преимуществ, главным образом для заказчика. Однако, являясь исполнителем, можно получить максимальную выгоду и для организации, и для себя.
«Здоровая конкуренция способствует развитию», – с этим утверждением трудно не согласиться. Чтобы определить наиболее подходящего исполнителя, организации всё чаще проводят тендерные процедуры.
Словарь дает следующее определение этому понятию: «Тендер — конкурсная форма проведения подрядных торгов; соревнование представленных претендентами оферт с точки зрения их соответствия критериям, содержащимся в тендерной документации». Популярность такой формы выбора партнера объясняется рядом очевидных выгод, прежде всего для клиента. Но и будучи исполнителем, ты можешь извлечь из этого максимум пользы, как для компании, так и для себя лично.
С чем это едят
Вне зависимости от характера предпринимательской деятельности, все тендеры классифицируются как открытые или закрытые, платные или бесплатные. Открытые тендеры заказчики обычно анонсируют в средствах массовой информации, а также на собственных онлайн-ресурсах, например, на информационных порталах в разделах, посвященных новостям компаний www.sostav.ru есть специальный раздел «Тендеры». Что-то полезное можно найти и на www.tenderit.ru и других специализированных сайтах и форумах.
В случае проведения открытого тендера к участию допускаются все заинтересованные лица. После сбора заявок определяется круг участников, которым предоставляется задание и возможность претендовать на заключение контракта. Однако, нередко организаторы, не запросив предварительные заявки, требуют предоставления готовых предложений. Представь себе количество потенциальных участников и тот беспорядок, который возникнет при выборе победителя. В подобных условиях вероятность успеха крайне мала.
В процессе организации закрытых торгов заказчик направляет предложение об участии по индивидуальному запросу, выбирая претендентов по своему усмотрению. При этом, если тендер носит закрытый характер, участие в нем обычно требует оплаты.
В рекламной индустрии я убедилась, что конкурсный отбор партнеров – распространенная практика, хотя качество организации подобных мероприятий часто не соответствует ожиданиям. Мне нередко приходится участвовать в тендерах, охватывающих широкий спектр задач: от полиграфических работ до разработки креативных решений, например, при создании слогана. И, хотя меня не раз посещала мысль, почему я вообще этим занимаюсь, у всего есть свои положительные стороны.
Кому это нужно
О преимуществах проведения тендера лучше всего рассказать самому клиенту. «Прежде всего, возрастает конкуренция, что побуждает участников демонстрировать наилучшие результаты, — отмечает директор по маркетингу ЗАО «УРС» (Beeline UA) Антон Володькин. – Кроме того, круг потенциальных участников становится ясен. С одной стороны, вам не нужно самостоятельно искать компании, поскольку они откликаются сами, с другой – существуют четкие критерии отбора, что облегчает процесс «фильтрации» и отказа от сотрудничества с неподходящими агентствами».
Это интересно
Безусловно, многие люди оказываются в сложной ситуации, когда отсутствие опыта работы мешает трудоустройству, что приводит к замкнутому кругу. Тем не менее, в настоящий момент проводится конкурс PRonline, который по своей сути является разновидностью тендера. Участникам предлагается выполнить определенные задания, а в качестве награды предусмотрены денежные стипендии и шанс пройти стажировку в отделе по связям с общественностью крупной организации.
Для небольших компаний и фрилансеров выход на крупных заказчиков может оказаться сложной задачей. «Небольшие и средние компании проводят тендеры не для того, чтобы просто так, — отмечает директор дизайн-студии Hwork Дмитрий Ермохин. – Их мотивирует стремление сократить расходы на рекламу, сохранив при этом высокое качество. При этом вопросы оплаты участия и прозрачности условий обычно не рассматриваются. Подобные подходы вызывают у меня сомнения, и мы стараемся избегать участия в подобных мероприятиях. Однако любая работа, даже если она выполняется без публичного результата, – это движение вперед. Особенно ценно участие в тендерах для начинающих специалистов, поскольку это прекрасная возможность получить опыт в реальных рабочих ситуациях».
Как избежать «кидалова»
Иногда проводятся фиктивные тендеры, которые служат лишь для видимости, при этом победитель определяется заранее. Такие тендеры можно идентифицировать по расплывчатым требованиям, отсутствию интереса к информации об участниках и нежеланию устанавливать контакт. Однако, давайте рассмотрим подлинные тендеры.
Несмотря на все усилия, юридическая незащищенность участников по-прежнему остается наиболее уязвимым аспектом. Это особенно важно, когда речь идет об интеллектуальной деятельности.
Если вы предложили на конкурсной основе концепцию изображения персонажа, похожего на девочку-капельку Sorti, нет никакой уверенности, что вам ответят: «Это не соответствует нашим требованиям, приносим извинения». Однако впоследствии у вас может появиться возможность увидеть свое творение в розничных магазинах или по телевидению. Если в предложенном варианте внесены изменения в объеме 30%, то претензий предъявлять не должно. Единственный способ защититься от подобного неправомерного использования – это заключить тщательно подготовленные юридические соглашения. «Не могли бы вы рассказать о процедуре проведения тендеров в вашей практике? – спросила я Антона Володькина. – Предоставлялись ли участникам какие-либо гарантии, что их идеи не будут использованы без разрешения, что победителем станет один из них? Или репутация компании является основной гарантией?» «Мы отправляем официальное приглашение к участию в тендере с подробным описанием условий. Затем заключается соглашение о конфиденциальности. Гарантии в отношении использования идей предоставляются, если об этом просит участник. И случаев, когда победитель в тендере не был определен, у нас не возникало», – объяснил Антон.
К сожалению, не всем везет. Однажды, на начальном этапе моей карьеры, я принимала участие в конкурсе на разработку сценария видеоролика для известного бренда минеральной воды. Сценарий был создан в соответствии с заданными требованиями к продолжительности в 30 секунд. Клиент выбрал мой вариант, однако было принято решение о создании 5-секундного ролика, а мой сценарий – урезать по длительности вместе с обещанным гонораром. И хотя всем очевидно, что ценность идей не измеряется временем, я действительно получила меньший размер оплаты, чем полагалось. Поскольку никаких договоров никто не оформлял, то ситуация разрешилась без проблем. А несколько лет назад, после участия в конкурсе на разработку идеи для радиоролика крупной московской типографии, я получила электронное письмо с сообщением о том, что руководство компании не выбрало ни одну из представленных идей. Через месяц или два мой коллега услышал в эфире ролик, основанный на нашем сценарии. Спорили мы, помнится, долго, но, к сожалению, все, что удалось получить от клиента, – это бесплатная печать нескольких комплектов визиток.
Иногда стоит попробовать, поскольку среди заказчиков встречаются добросовестные и интересные для сотрудничества, которые впоследствии могут стать надежными партнерами.
Как себя подать
Когда есть возможность и потенциальная победа сулит значительные возможности, стоит рассмотреть возможность участия в привлекательном тендере. Однако важно учитывать несколько ключевых аспектов:
- Репутация компании на рынке.
- Как был объявлен тендер? Если объявление выглядит как неформальное приглашение, например, «Все, все, все! Присылайте варианты логотипов для фирмы «Рога и Копыта», автор лучшего получит приз!», лучше не обращать на него внимания. Хотя возможно, что тендер был опубликован непрофессионально, по ошибке новым сотрудником. В этом случае стоит позвонить в компанию и уточнить детали. Однако, серьезная организация обязательно указывает сроки проведения тендера, кратко описывает суть задачи, предъявляет требования к участникам, обозначает размер вознаграждения для победителя, называет контактное лицо и его координаты.
- Прежде чем подавать заявку на участие в тендере, убедись, что ты полностью понимаешь его условия.
Получив задание, изучи его досконально. Все возникающие вопросы необходимо зафиксировать и уточнить у клиента. Точность формулировки задачи напрямую влияет на качество ее выполнения. Если речь идет о значительном вознаграждении и интеллектуальной собственности, целесообразно запросить у заказчика официальное письмо, подтверждающее право на использование твоей идеи только после выплаты тендерного гонорара и подписания авторского договора. Возникновение проблем на этом этапе должно насторожить.
Если возникают вопросы, требующие уточнения, свяжись с клиентом. Параллельно постарайся определить, кто будет оценивать результаты и выбирать победителя. Важно учитывать его конкретные требования. Изучи историю предыдущих заказов или тендеров клиента, чтобы понять, какие решения оказались успешными, а какие – нет. Если есть возможность лично встретиться и обсудить детали, а также представить себя или свою компанию, используй эту возможность.
Личная встреча предоставляет больше возможностей.
При подготовке презентации важно руководствоваться определенными принципами:
- Если тендер требует нескольких альтернативных решений, не стоит предлагать их в избыточном количестве. В противном случае, заказчик может усомниться в сложности работы и, как следствие, переоценить стоимость твоих услуг. Главное здесь – качество, а не объем.
- При определении формата презентации необходимо учитывать требования, изложенные в тендерной документации, а также стиль коммуникации, предпочитаемый клиентом. Если задание сформулировано лаконично и структурировано по пунктам, то, скорее всего, заказчику будет удобнее ознакомиться с предложением, оформленным в аналогичном ключе.
- Взаимодействие всегда предполагает не только прагматические, но и эмоциональные аспекты. Помимо доступных цен или привлекательного внешнего вида, для клиента важно установить контакт с теми, кто оказывает услуги. Пожалуйста, учитывай это.
- Чтобы презентация запомнилась, была понятной и содержала убедительные аргументы, важно продумать способ её представления. От того, как ты представишь себя и свою работу, во многом зависит успех.
Кто не рискует…
Если победа не пришла к тебе, не стоит расстраиваться. Участие в тендере – это всегда ценные деловые связи, шанс оценить свои возможности и, в целом, хорошая практика. Когда-то я проиграла тендер на разработку рекламного слогана для одного журнала. Однако в результате заключила договор на создание видеороликов и их размещение по телевидению. И впоследствии так подружилась с клиенткой, что продолжаю поддерживать с ней близкие отношения спустя несколько лет. Однажды я даже подарила ей котенка, которого она назвала Лучик, и теперь постоянно рассказывает забавные истории о нем. А сколько замечательных идей возникло благодаря подобным конкурсам! Среди них – и веселый персонаж Помидорка для одноименной марки томатов и томатной пасты, и новая концепция МТС, и видеоролик косметики «Черный жемчуг» с Викторией Толстогановой, и новый имидж сети магазинов «Старик Хоттабыч». Примеров – огромное количество. Поэтому будь смелее и сохраняй позитивный настрой – рано или поздно это обязательно приведет к желаемому результату!
