Организация рабочего процесса — задача не из легких. Если руководитель чрезмерно увлечен распределением обязанностей, то работа перестает приносить удовольствие и превращается в хаотичный процесс.
Организация рабочего процесса требует значительных усилий. Если руководитель чрезмерно увлечен распределением задач, то работа перестает приносить удовольствие и превращается в хаотичный рабочий процесс.
Иногда поручения выдаются в соответствии с производственной потребностью и опытом сотрудников, однако бывают случаи, когда задания возникают не по деловым причинам, а лишь из-за произвола руководителя.
С самого утра он начинает поиск человека, который сможет отправить к нему домой, чтобы тот забрал забытый служебный ноутбук. Упоминания о том, что сотрудники заняты выполнением основных рабочих задач и не имеют возможности выполнять личные поручения, вызывают лишь резкую реакцию и провоцируют придирки в течение всего дня. «Чем ты сейчас занят, почему это не сделано раньше, кто дал указание выполнять именно это, а не другое?» – и так далее, без конца. При этом необходимо учитывать, что после нескольких часов, проведенных в пробках по подобным поручениям, сотруднику все равно придется выполнять свои прямые обязанности, что приведет к необходимости работать сверхурочно.
Очевидно, второй человек, допустив ошибку, начинает настаивать на своем, не в состоянии даже объяснить, что ему требуется. Предоставьте информацию… Нет, не эту… Какой именно, не знаю, но в ней присутствует неточность. Необходимо преобразовать справку в таблицу, а затем из таблицы – в справку. Когда передавали справку? Я ничего не видел, составьте новую. В прошлый раз среди подобных энтузиастов на столе обнаружилось шесть вариантов справок по одному вопросу, которые не были переданы дальше и не вошли в рабочий процесс. Работа ради работы, как говорится.
Назначение одного задания нескольким отделам также не ведет к успеху. Разные специалисты отвлекаются от своих основных обязанностей, тратят время на поиск информации и вовлекаются в решение вопросов, не входящих в их прямые функциональные обязанности. Если повезет, удастся прийти к согласию в процессе обсуждения, однако чаще всего выполнение задания негативно сказывается на других задачах, а исполнители сталкиваются с разногласиями, если полученные результаты не совпадают.
Еще один способ создать напряженную атмосферу в офисе заключается в том, чтобы в конце рабочего дня, а точнее, немного позже, начинать выдавать неотложные поручения одно за другим. И чтобы все было выполнено к девяти часам утра следующего дня. При этом необходимо подчеркивать ответственность и добавлять насмешливую фразу: «надеюсь, у вас нет сегодня билетов в театр». Выдача заданий на выходные также практикуется. Человек, стремящийся к добросовестности, приступает к выполнению срочных поручений, работает до глубокой ночи, приходит на работу рано утром, чтобы проверить и представить документы в установленный срок. Однако впоследствии обнаруживается, что либо вопрос был решен еще вечером предыдущего дня, и об этом исполнитель не был уведомлен, либо срочность задания исчезла, и о нем забыли на длительный период. Итогом становится ненужная нервозность, ощущение бессмысленной работы, что негативно влияет на продуктивное взаимодействие.
Быть своеобразным посредником между руководством и сотрудниками непросто: необходимо защищать подчиненных от необоснованных требований, сохранять уважение к начальству, избегая категоричных ответов, и при этом четко распределять задачи, обеспечивая их своевременное выполнение.
Существует множество публикаций об эффективном управлении. Западные компании, придерживающиеся исключительно прагматичного подхода к рабочему времени, обычно избегают возложения на сотрудников задач, не связанных с их должностными обязанностями, поскольку они осознают ценность рабочего времени. Например, юрист не будет заниматься копированием объемного судебного дела, когда для этих целей можно привлечь стажеров. Если в компании есть курьерская служба или экспедиция, почту доставляют именно их сотрудники, а не человек, проживающий ближе к получателю. Кроме того, работников бухгалтерии не привлекают к уборке после ремонта в выходные дни, так как стоимость часа работы уборщика значительно ниже, чем стоимость того же бухгалтера. Каждый должен выполнять задачи, за которые ему полагается оплата, не отвлекаясь на посторонние дела.
Найти талантливого руководителя — задача не из легких. Способность организовать работу так, чтобы все шло гладко, без лишних переживаний и бессонных ночей, — это выдающийся дар. Разумеется, нагрузка должна распределяться справедливо, в соответствии с навыками каждого сотрудника, однако зачастую приходится сталкиваться с ситуацией, когда работу берут на себя наиболее сильные или просто оказавшиеся рядом. Уверен, многие из нас испытывали подобное.
Предпочтительно, чтобы работа была ориентирована на достижение конкретных результатов, однако сейчас преобладает подход, согласно которому важен сам факт участия и процесс, а не конечная цель. До тех пор, пока не сформируется уважение к рабочему времени и не будет создан компетентный управленческий персонал, говорить о подлинной эффективности производственного процесса затруднительно.
