Организовать рабочие процессы бывает сложно. Если руководитель чрезмерно увлечён распределение обязанностей, это больше не выглядит интересным и перерастает в беспорядок.
Организовать рабочий процесс — задача непростая. Если руководитель проявляет излишнюю склонность к распределению нагрузки, то работа переходит от увлекательного процесса в хаотичный.
Вполне естественно, когда задачи распределяются на основе производственных потребностей и навыков работников. Однако встречаются ситуации, где задания появляются совершенно необоснованно, будучи следствием прихоти руководителя.
С утра человек начинает искать человека, чтобы кто-то из подчиненных съездил к нему домой за забытым служебным ноутбуком. Слова о занятости работой и отсутствии времени вызывают негодование и стимулируют придирки в течение дня. «Чем конкретно занимаешься, почему раньше не сделал, кто поручил именно это делать?» и так далее без конца. Надо понимать, что проехав по пробкам пару часов, выполнять свои обязанности все же придется, и сотрудник будет работать в созданном искусственно овертайме.
Второй, видимо, начал с неправильной ноги и всё больше настаивает на том, чтобы ему что-то дали. Не может объяснить, чего именно хочет. Дайте справку… Нет, не такую… Какую, сам не знаю, но что-то в ней не так. Переделайте справку в табличку. Потом из таблички обратно в справку. Когда выдавали справку? Ничего не видел, пишите новую. В прошлый раз на столе такого вот человека нашлось 6 вариантов справок по одному вопросу, которые никуда дальше него даже не уходили и в работу собственно и не попали. Работа ради работы, как говорится.
Нарушить успех может также передача одного задания нескольким подразделениям. Разные специалисты отвлекаются от своей работы, копают, ищут, включаются в вопрос, выходящий за рамки их прямых обязанностей или функционала, потом дают заключение. Хорошо, если есть возможность в споре найти истину, а по факту исполнение задания идет в ущерб другим вопросам, да еще и столкнуться могут лбами исполнители, если вдруг не совпадают результаты.
В конце рабочего дня, а желательно чуть позже, начинают выдавать срочные задания. Одно за другим… и все к 9 утра следующего дня. Под страхом кары и с фразой «надеюсь, у вас нет на сегодня билетов в театр». Задания на выходные тоже распространены. Человек садится исполнять неотложные задачи, работает всю ночь, приезжает пораньше утром, чтобы перепроверить и представить документы к сроку. А потом выясняется: либо вопрос отпал еще вчера вечером, о чем исполнителю не сообщили, либо задача потеряла актуальность и про нее уже забыли. В результате – нервозность из-за пустого напряжения, ощущение работы «на корзину», что не способствует успешному сотрудничеству.
Быть буфером между руководством и сотрудниками, чтобы избежать недовольства с обеих сторон: защитить работников от излишних требований и не вызвать раздражение начальства, а также точно оценивать необходимость заданий и их выполнение в срок.
О эффективном управлении написано множество книг. Зачастую именно западные компании, применяя прагматичный подход к рабочему времени, никогда не возлагают непрофильные задачи на сотрудников, осознавая ценность их рабочего времени. Юрист не будет копировать многотомное дело в суде, если есть стажеры. При наличии курьерской службы или экспедиции почта доставляется только силами этих сотрудников, а не того, кто ближе живет к адресату. А бухгалтеров не выведут в выходной день на уборку после ремонта, поскольку час работы уборщицы стоит меньше стоимости часа работы бухгалтера. Каждый должен выполнять ту работу, за которую ему платят, не отвлекаясь на посторонние задачи.
Хороший руководитель — большая редкость. Организовать работу так, чтобы все шло гладко без лишних волнений и необоснованных ночных сбоев — исключительный навык. Равномерное распределение обязанностей по способностям — понятно, а на практике грузят того, кто более послушный или попал под руку.
Желательно, чтобы работа была направлена на достижение результата, а не велась по принципу «главное не победа, а участие», «главное не цель, а процесс». Без культуры ценимого рабочего времени и наличия обученного, опытного менеджмента говорить об эффективности производства пока сложно.
