С 2020 года начала действовать система электронных трудовых книжек. Как работодателю действовать и с чего начать переход на новую систему.
Разберемся, какие шаги необходимо предпринять при переходе на новый метод учета кадров. Какие документы потребуются работодателю для получения электронных трудовых книжек, начиная с 2020 года.
Подача документов
Сведения о внедрении электронных трудовых книжек, заменяющих бумажные, появились ещё в 2020 году. В настоящее время остаётся неясным, какие действия необходимо предпринять российским работодателям и с какого этапа следует начинать процесс оформления.
Перейти на новую систему учета может любой желающий, и это происходит по желанию. Сохранить бумажный носитель информации также возможно. С 2020 года работодатели обязаны ежемесячно направлять сведения в Пенсионный фонд России о кадровых перемещениях и о выбранном сотрудником способа учета, в том числе об использовании электронных трудовых книжек.
Пошаговая инструкция
С 2020 года, когда все организации перешли на электронные трудовые книжки, каждый руководитель должен быть осведомлен о необходимых действиях и способах начала работы. Рекомендуется внимательно ознакомиться с представленной ниже пошаговой инструкцией для руководителей.
Интересно! Какие виды выплат полагаются ветеранам боевых действий в 2020 году
Создание приказов
Первым шагом для работодателя при переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года является издание приказов. В этих документах будет зафиксировано, какие действия должны предпринять конкретные сотрудники, в частности, кадровые работники и бухгалтеры. Необходимы приказы:
- в которых будет утвержден план мероприятий, связанный с введением документа нового формата;
- о назначении ответственных лиц за ведение книжек электронного формата.
Внесение поправок в локальные акты
Локальные акты предприятия также нуждаются в корректировке. Подлежат исправлению следующие документы:
- должностные инструкции тех лиц, которые официально отвечают за ведение трудовых книжек электронного вида и за предоставление форм отчетности;
- документооборот, а именно процесс формирования алгоритма, а также сроки оформления документации и предоставление сведений;
- локальные акты, содержащие данные о трудовых документах. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по рабочему процессу.
Интересно! В 2020 году размер материнского капитала на первого ребенка составлял определенную сумму
Гарантия готовности передачи данных
Работодатель должен быть готов предоставить сведения о трудовой деятельности для обработки и хранения в базе данных пенсионного органа.
Для обеспечения возможности отправки сотрудниками заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности, потребуется создать электронную почту, к которой будет иметь доступ каждый работник.
Оповещение персонала
Прежде всего, необходимо проинформировать сотрудников о переходе на новый формат документов, начавшемся в 2020 году. Именно с этого шага следует работодателю при внедрении электронных трудовых книжек. Данное уведомление следует осуществить до июля текущего года, выбрав удобный способ информирования.
Сотрудникам необходимо предоставить информацию о новом формате документа, принципах его работы и преимуществах. Помимо этого, следует разъяснить, как можно будет получить данные о своей трудовой деятельности.
Заявление может быть составлено в любой форме, поскольку установленного образца не предусмотрено. Тем не менее, для единообразия желательно разработать стандартный шаблон.
Перед внедрением электронных трудовых книжек, обязательных с 2020 года, необходимо внимательно проверить бумажные документы и убедиться в корректности их заполнения и ведения. В случае выявления ошибок, следует исправить их и добавить отсутствующие данные.
Подача заявлений
До 31 декабря 2020 года нужно организовать прием заявлений от персонала о выборе формата электронных книжек. В том случае, если до указанного срока сотрудником не было подано заявление по уважительной причине, ему предоставляется возможность сделать это в другое время.
К уважительным причинам можно отнести больничный лист, отпуск, декретный отпуск, а также иные ситуации, при которых за работником сохраняется его должность.
Выдача бумажных документов
Все сотрудники, перешедшие на электронные трудовые книжки, должны до начала следующего года получить свои бумажные документы, подтверждающие это, с соответствующей отметкой в книге учета движения трудовых книжек. В ней также необходимо указать, что работник подал заявление о переходе на электронный формат.
Судьба документов бумажного формата
Сохраняется возможность использования бумажных документов наряду с электронной версией. Руководители предприятий продолжат вести документацию и хранить ее в установленном месте. В течение года, который определен как переходный период, специалисты по кадрам будут вносить информацию и на бумажные носители, и в электронный формат.
Электронная система внедряется на постоянной основе, и переход с бумажных документов может быть осуществлен в любое удобное время. Трудовую деятельность граждан, впервые устраивающихся на работу в 2021 году, будет отражаться исключительно в электронной системе, бумажные носители не используются.
Для получения сведений о своей трудовой биографии работнику необходимо обратиться к работодателю с соответствующим запросом, оформленным в виде заявления.
В случае задержки выдачи документа или предоставления информации о деятельности сотрудника при его увольнении, руководство организации будет привлечено к ответственности. Кроме того, ответственность налагается на руководство, если:
- в документе содержится недостоверная информация о работе человека или причине расторжения договора;
- в оговоренный срок не были переданы или не в полном объеме указаны сведения о трудовой деятельности гражданина в пенсионный орган.
Неверно указанная причина увольнения может создать трудности при поиске новой работы, и в этом случае суд может обязать работодателя выплатить сотруднику компенсацию, равную его среднему заработку за весь период безработицы».
Подведем итог
- Начиная с 2020 года, используются электронные трудовые книжки. Переход от традиционного формата кадрового учета к новому осуществляется сотрудниками по их желанию.
- Для перехода на электронный документооборот необходимо подать соответствующее заявление до окончания текущего года. После этого бумажные трудовые книжки будут возвращены сотрудникам с их подписью в книге учета.
- В случае, если документ не будет предоставлен вовремя, будет продолжено бумажное оформление трудовой деятельности работника.
- Новая электронная система распространяется на всех сотрудников, даже на тех, кто предпочитает использовать бумажные документы. В этом случае специалисты отдела кадров должны будут заполнять и традиционную книгу учета, и вести электронную базу данных.
- Переход на новый формат может быть осуществлен в любое время.
- С 2021 года работники, начинающие свою трудовую деятельность, лишатся возможности получения бумажной трудовой книжки. Информация об их работе будет фиксироваться исключительно в электронной форме.
