Начиная с 2020 года, электронные трудовые книжки стали обязательными. Рассмотрим, какие действия необходимо предпринять работодателю и как начать переход на новую систему.
Поговорим о том, какие действия необходимо предпринять при переходе на новый способ учета кадров. Какие документы потребуются работодателю для получения электронных трудовых книжек, начиная с 2020 года.
Подача документов
С 2020 года вступают в силу электронные трудовые книжки, которые являются цифровой альтернативой привычным бумажным. На данный момент не сообщается, какие действия необходимо предпринять российским работодателям и с какого этапа следует начинать процесс оформления.
Перейти на новую систему учета может любой желающий по своему усмотрению. Сохранение бумажных документов также допускается. Начиная с 2020 года, все работодатели обязаны ежемесячно направлять в Пенсионный фонд России сведения о кадровых перемещениях и о выбранном сотрудником способа учета, включая использование электронных трудовых книжек.
Пошаговая инструкция
С 2020 года, с переходом на электронные трудовые книжки, каждый руководитель предприятия обязан знать алгоритм действий и порядок начала работ. Для помощи руководителям приведена подробная инструкция.
Интересно! Какие пособия получат ветераны боевых действий в 2020 году
Создание приказов
Начальным этапом для работодателя при переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года является выпуск соответствующих приказов. В этих документах должно быть четко указано, какие действия необходимо предпринять конкретным сотрудникам, включая кадровый персонал и бухгалтеров. Необходимость издания приказов связана с тем, что:
- в которых будет утвержден план мероприятий, связанный с введением документа нового формата;
- о назначении ответственных лиц за ведение книжек электронного формата.
Внесение поправок в локальные акты
В перечень документов, требующих доработки, входят и локальные нормативные акты организации. Подлежат внесению изменений следующие документы:
- должностные инструкции тех лиц, которые официально отвечают за ведение трудовых книжек электронного вида и за предоставление форм отчетности;
- документооборот, а именно процесс формирования алгоритма, а также сроки оформления документации и предоставление сведений;
- локальные акты, содержащие данные о трудовых документах. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по рабочему процессу.
Интересно! В 2020 году размер материнского капитала на первого ребенка составлял определенную сумму
Гарантия готовности передачи данных
Работодатель несет ответственность за подготовку данных о трудовой деятельности для передачи в информационную базу пенсионного органа с целью обработки и хранения.
Для удобства сотрудников потребуется создать электронную почту, на которую они смогут направлять запросы о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности.
Оповещение персонала
Прежде всего, необходимо проинформировать сотрудников о переходе на новый формат документов, который осуществляется с 2020 года. Именно с этого шага следует начать работодателю при внедрении электронных трудовых книжек. Уведомление должно быть сделано до июля текущего года, и способ его предоставления выбирается на усмотрение организации.
Сотрудникам необходимо предоставить информацию о новом формате документа, принципах его работы и преимуществах. Кроме того, следует разъяснить, как можно будет получить доступ к данным о своей трудовой деятельности.
Заявление может быть составлено в любой форме, поскольку установленного образца для него не предусмотрено. Однако, целесообразно разработать и использовать стандартный шаблон.
Перед внедрением электронных трудовых книжек, обязательных с 2020 года, необходимо внимательно проверить бумажные документы и убедиться в правильности их заполнения и ведения. В случае необходимости следует исправить ошибки и добавить отсутствующие данные.
Подача заявлений
До 31 декабря 2020 года нужно организовать прием заявлений от персонала о выборе формата электронных книжек. В том случае, если до указанного срока сотрудником не было подано заявление по уважительной причине, ему предоставляется возможность сделать это в другое время.
Среди уважительных причин можно выделить больничный лист, отпуск, отпуск по уходу за ребенком (декрет) и иные ситуации, при которых за работником сохраняется его должность.
Выдача бумажных документов
Работники, выбравшие электронную систему, должны до начала следующего года получить свои документы в бумажном виде, что фиксируется в книге учета движения трудовых книжек. В ней также необходимо сделать запись о предоставлении работником соответствующего заявления.
Судьба документов бумажного формата
Бумажные документы останутся в использовании вместе с электронной версией. Руководители компаний продолжат вести документацию и хранить ее в установленном месте. В течение этого года, который определен как переходный период, специалисты по кадрам будут вносить информацию и на бумажные носители, и в электронный формат.
Электронная система внедряется на постоянной основе, и переход с бумажных документов может быть осуществлен в любое удобное время. Трудовую деятельность граждан, впервые устраивающихся на работу в 2021 году, будут учитывать исключительно в электронной системе, использование бумажных носителей не предусмотрено.
Информация о трудовой истории может потребоваться каждому сотруднику. Для ее получения необходимо обратиться к работодателю с соответствующим запросом.
В случае задержки выдачи документа или предоставления сведений о деятельности работника при его увольнении, руководство организации понесет ответственность. Кроме того, ответственность налагается, если:
- в документе содержится недостоверная информация о работе человека или причине расторжения договора;
- в оговоренный срок не были переданы или не в полном объеме указаны сведения о трудовой деятельности гражданина в пенсионный орган.
Неверно указанная причина увольнения может создать трудности при поиске новой работы, и в этом случае суд может обязать работодателя выплатить бывшему сотруднику компенсацию, равную его среднему заработку за весь период, в течение которого он был вынужден не работать».
Подведем итог
- Начиная с 2020 года, используются электронные трудовые книжки. Переход от традиционного формата кадрового учета к новому осуществляется сотрудниками по их желанию.
- Для перехода на электронный формат документов необходимо подать соответствующее заявление до окончания текущего года. В этом случае бумажные трудовые книжки будут переданы работникам лично под роспись в книге учета.
- В случае, если документ не будет предоставлен сотрудником к установленному сроку, будет продолжено бумажное оформление его трудовой деятельности.
- Новая электронная система будет распространяться на всех сотрудников, даже на тех, кто предпочитает использовать бумажные документы. Для таких случаев специалисты отдела кадров должны будут заполнять как обычную кадровый журнал, так и вести электронную базу данных.
- Переход на новый формат может быть осуществлен в любое время.
- С 2021 года лица, начинающие трудовую деятельность, не будут получать бумажные трудовые книжки. Информация об их работе будет фиксироваться исключительно в электронной форме.
