Как перейти на электронные трудовые книжки: подробная инструкция. Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек.
Начиная с 1 января 2021 года в России предусмотрен переход на электронные трудовые книжки. Эксперты проанализировали преимущества и недостатки этого новшества и предоставили работодателям инструкции по его внедрению.
Понятие электронной трудовой книжки
Цифровая трудовая книжка оформляется в электронном виде и может применяться как замена бумажной версии или в сочетании с ней. В любом случае, она будет доступна всем, кто официально трудоустроен.
В цифровом документе представлен практически полный объем информации, который можно найти в его бумажном аналоге:
- место работы и периоды занятости;
- должность (специальность, профессию);
- квалификацию (категорию, класс);
- даты приема на работу, перевода, прекращения трудовых отношений;
- основания для расторжения трудового договора.
Выписку из электронного табельного картотечного учета в бумажном виде можно запросить у работодателя, а также в отделениях Пенсионного фонда или в Центре «Мои документы», вне зависимости от места нахождения организации и места проживания запрашивающего.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Основные нововведения
С 1 января 2020 года существует две формы учета трудовой деятельности – бумажная и электронная (на портале Пенсионного фонда). С этой же даты работодатели обязаны сообщать сведения о приеме на работу и увольнении сотрудников в электронном виде.
Начиная с 1 января 2021 года, работник обязан выбрать, в какой форме он будет вести трудовую документацию: только в цифровом виде или в сочетании бумажных и электронных носителей.
Создание электронного табельного учета возможно только при взаимном согласии работодателя и работника, при этом отказ от использования бумажных документов допускается.
С 1 января 2021 года лица, начинающие трудовую деятельность, получают документ в электронном формате по умолчанию.
Изменения, вносимые работодателем в формат трудовой книжки
Для реализации новой системы оформления трудовых книжек работодателю необходимо выполнить ряд действий, описанных в инструкции.
Разработка внутренних документов, регламентирующих действия по переводу трудовых книжек в электронный формат и определяющих ответственного за этот процесс
Внедрение любой инновации в компании обычно начинается с одобрения плана реализации. Например, это может быть оформлено в виде приказа о переходе на электронный документооборот.
Обеспечение способности предоставлять информацию достигается путем создания или модернизации технической инфраструктуры
В настоящее время осуществляется проверка функциональности программного обеспечения, обеспечивающей передачу цифровых данных в Пенсионный фонд Российской Федерации. Помимо этого, требуется разработать электронную почту, которую сотрудники будут использовать для направления запросов на получение требуемой информации.
Разработка альтернативных текстов для оповещения об изменении тарифного плана
Работодатель сообщает работникам о порядке перехода на электронные трудовые книжки и информирует их о возможности продолжения ведения бумажной версии. В соответствии с нормативными актами Российской Федерации, данные уведомления оформляются письменно.
Сообщить сотрудникам можно двумя путями: посредством единого информационного письма, которое сотрудники подтверждают своей подписью, или путем составления отдельного уведомительного документа для каждого работника.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Проверка бумажных трудовых книжек
Прежде чем переходить к использованию электронной трудовой книжки, важно проверить достоверность данных, указанных в её бумажном аналоге. При этом следует тщательно убедиться в корректности следующей информации:
- наименование предприятия/организации;
- должность работника и его персональные данные (ФИО, дата рождения, специализация, образование);
- даты начала деятельности на предприятии, переводов и прекращения трудовых отношений;
- реквизиты приказов о поступлении на работу и увольнении;
- ссылки на статьи Трудового кодекса в записях об увольнении, формулировки.
Добавление сведений в местные нормативные документы организации
В локальных актах организации должны быть зафиксированы все изменения и дополнения, связанные с трудовыми книжками, включая, например, инструкцию по делопроизводству. Работодателю требуется определить порядок передачи, хранения и обработки электронных сведений о трудовой деятельности работников, а также способ их предоставления.
В должностную инструкцию кадровика (или лица, замещающего его) также вносятся изменения, касающиеся обязанностей по созданию электронной базы данных, подготовке отчетности и проведению других мероприятий, связанных с обработкой информации о трудоустройстве сотрудников.
Формирование отчетной документации
Для получения информации о занятости сотрудников Пенсионный фонд России требует от работодателей предоставление отчетности в форме СЗВ-ТД. С начала текущего года данные сведения направляются до пятнадцатого числа месяца, следующего за месяцем начала трудовой деятельности, перевода или прекращения работы.
Начиная с 1 января 2021 года, работодатели, наряду с ежемесячным отчетом по форме СЗВ-ТД, обязаны сообщать информацию о приеме сотрудников на работу и расторжении трудовых договоров. Данные сведения следует передавать в Пенсионный фонд не позднее дня, следующего за днем подписания соответствующего приказа.
Уведомление персонала
Работники, получившие заблаговременное уведомление о планируемых изменениях, обязаны определить способ работы с документами и проинформировать об этом работодателя до 31.12.2020, направив соответствующее заявление.
Если сотрудник отказался от бумажного варианта трудовой книжки, работодатель обязан ее вернуть после 1 января 2021 года.
Преимущества и недостатки цифровых версий
Подобно любому иному документу, электронный аналог обладает определенными преимуществами и недостатками.
Преимущества:
- Благодаря тому, что форма заполняется системой, а не работодателем, уменьшается риск возникновения ошибок и добавления неточной информации.
- Все участники процесса (Социальный фонд России, наниматель, сотрудники) обладают полным доступом к данным, хранящимся в тарифном коридоре. Это существенно облегчает процедуру оформления разнообразных выплат, в том числе пенсионных пособий.
- Электронный билет не может быть утерян, как это может случиться с бумажным, и не повреждается при физическом воздействии.
- При переходе на новое место работы не потребуется получать и передавать бумажную версию документа.
- Использование цифрового формата существенно упрощает работу с документом, что является важным преимуществом в период действия карантинных мер.
- И работодатели, и контролирующие органы составляют статистические и аналитические отчеты, а работники могут оперативно убедиться в корректности представленной информации.
Интересно! Вклады, превышающие 1 миллион рублей, облагаются налогом
Недостатки:
- Организация обязана будет оплатить затраты, связанные с организацией системы учёта сотрудников и получением электронной подписи.
- Опасения по поводу возможной утечки данных из Единой трибуналной комиссии высказывают многие граждане. Однако создатели проекта заверяют, что информационная система Пенсионного фонда России, прошедшая аттестацию в соответствии с законодательством о защите персональных данных, гарантирует безопасность полученной информации.
- В электронной версии отсутствуют страницы с информацией о наградах, поощрениях, образовании, профессии и специальности.
Итоги
С 1 января 2021 года в силу вступают изменения в трудовое законодательство, предусматривающие новую форму трудовых книжек.
Если работники хотят получить бумажную версию документа, они обязаны проинформировать об этом своего работодателя до 31 декабря 2020 года.
С 1 января 2021 года для новых сотрудников оформляется исключительно электронная трудовая книжка.
