Желаешь получить достаточное время для реализации собственных стремлений и сочинить историю о найденном времени? Прими к сведению 10 простых рекомендаций, применяемых высокоуспешными руководителями во всем мире.
Помнишь «Сказку «О потерянном времени», написанную Шварцем? В ней герои – дети, которые не понимали ценности времени и тратили его на прыгалки-скакалки, поездки на подножке трамвая и прочие шалости. Злые волшебники воспользовались этим, украв все потерянные часы юных бездельников и вернув себе молодость, а детей наградив морщинами и сединами. Конечно же, эта сказка не о тебе. Ведь твое время расписано по минутам, а ежедневник исписан срочными делами и текущими обязанностями. Но вот незадача — времени категорически не хватает!
Желаешь получить достаточное количество времени и написать собственную историю о его находке? Изучи 10 простых правил, применяемых лучшими менеджерами мира.
Вечер утра мудренее
Первый секрет сохранения времени и эффективного планирования — составлять список необходимых дел не по утрам, а накануне вечером, а недельный план строить в пятницу вечером, а не в понедельник утром. успешные руководителиНе нужно объяснять причину. Вспомните, сколько времени и чашек кофе вам требуется утром, чтобы прийти в себя, обрести здравый ум, твердую память и боевой настрой. Сколько драгоценных минут уходит на праздное чтение форумов и удаление спама из почты? Конец рабочего дня — время подвести итоги, похвалить себя за успешное завершение дел и спланировать следующий день, пока вы достаточно собранны для этого и можете спокойно заполнить страницы ежедневника.
Задача номер один
При планировании дня или недели составьте список дел для работы, учебы и дома. Определите приоритеты, выделив степень важности и срочности каждому занятию. Например, написание курсовой работы по экономике можно отложить на пару недель. Тест по английскому языку, назначенный на пятницу, требует внимания: оставшиеся два дня лучше потратить на изучение временных форм и неправильных глаголов.
Если тест по иностранному языку и подготовка проекта требуют одинаковой срочности, то что для вас важнее: проявить творческий потенциал и добиться успеха в карьере или получить положительную оценку репетитора? Разделите задачи по важности и действуйте!
Начните каждый день с выполнения первого задания, не переключаясь на другие дела до его завершения. Затем приступайте к следующему по порядку и так далее. Не расстраивайтесь, если не успеете со всем. Главное — выполнить самые важные задачи. Ведь секрет успешного управления временем №2 состоит не в выполнении максимального количества дел за день, а в том, чтобы справиться с наиболее важными задачами, отделяя их от менее необходимых и не столь срочных.
Не откладывай на завтра то, что уже отложила на сегодня
Лень – главный враг времени. Бенджамин Франклин говорил, что одно настоящее дело стоит двух будущих. Результат работы виден сразу же, а отложенное занятие будет мучить угрызениями совести и мыслями о предстоящей работе. Поэтому правило номер 3 эффективного тайм-менеджмента повторяет известную пословицу: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня».
Неважно по какой причине ты избегаешь выполнения задания уже несколько дней. Может быть, успех зависит от встречи с неприятными людьми, и тебе хочется отложить этот момент, или само занятие не вдохновляет энтузиазмом. Все равно, промедление смерти подобно: смерти твоего драгоценного времени и угрызений совести по поводу многократно отложенного дела. Соберись с духом и заверши это недоразумение раз и навсегда! Откажись от невыгодного предложения, заключи сделку с трудным клиентом, навести больную бабушку — и сэкономь массу времени для завтрашнего дня! А если не можешь или категорически не хочешь справиться сама — поручи другому.
Делегируй это!
Модное словосочетание «делегирование полномочий» придумали все те же вечно занятые менеджеры. Но метод перепоручения собственных обязанностей другому знаком каждому с младых ногтей. Помнишь, как убегала на свидание с одноклассником, оставив уборку младшей сестре, а взамен обещая написать за неё сочинение про честолюбивые мечты Андрея Болконского? Или в период сессии обкладывалась горой учебников, чтобы создать видимость бурной мыслительной деятельности и переложить заботы по стирке, глажке и приготовлению обеда на маму? Примерно также обстоят дела и с делегированием, которое лежит в основе ещё одного правила сохранения времени — №4.
Этот метод призван переложить часть обязанностей, освободив время для работы, доступной только вам. Дочь не способна приготовить пирожки с мясом, но может убрать пыль и навести порядок в ванной, пока вы готовите ужин. Брату можно поручить поиск информации для реферата и т. д. Мы применяем этот простой прием дома без особых усилий. Воспользуйтесь им и в офисе, передавая простые задачи подчиненным или коллегам, освобождая тем самым время для выполнения задач вашей компетенции.
Никогда не говори «да»
Не удивляйся, если коллеги начнут избегать выполнения возложенной на них задачи, придумывая благовидные предлоги или отказываясь категорически. Это может означать, что они умеют эффективно управлять своим временем. Следующий секрет времени гласит: «Цени свое время». Научись отказываться нерадивым работникам, стремящимся переложить на тебя часть своей работы, и незваным посетителям, крадущим твои минуты.
Delegation не сработает с такими коллегами. Лучше бери с них пример, перенимай твердость духа и научись давать отпор коллегам, которые привыкли видеть в тебе безотказную помощницу, готовую жертвовать своим временем ради решения их личных проблем.
Полный порядок!
Поддерживайте порядок в документах, компьютере и на рабочем месте. Шестое правило сохранения времени гласит: у каждой вещи свое место. Так можно избежать траты времени на поиск нужного договора или бланка заказа. Следуйте этому правилу и дома. Уверенны ли вы, что быстро найдете инструкцию к DVD-проигрывателю или договор с телефонной компанией? Разберите бумажные завалы и упорядочьте документы, счета и фактуры – это сэкономит время и нервы. Создайте отдельные папки для чеков, гарантийных талонов, руководств по эксплуатации техники, договоров на услуги, квитанций об оплате коммунальных платежей, важных документов, результатов исследований и выписок врача. Уделите порядка в документах один-два часа – это время окупится с прибылью.
Совмещай и властвуй!
Сутки всегда останутся прежней длины, но ты можешь удвоить эффективность своего времени, сочетая приятное с полезным и полезное с еще более полезным. Объединение обязанностей — это седьмое правило управления временем, которое больше подходит для домашних дел, чем для работы в офисе. Во время просмотра фильма или передачи можно погладить много белья, привести в порядок шкафы, проверить задачи сына по геометрии, пришить пуговицу на рубашку мужа, прокачать пресс, крутить обруч или сделать маникюр. Вернувшись с работы, можно одновременно приготовить ужин и принять ванну с расслабляющими маслами. Пока варится борщ, успеть покрошить салат, вымыть раковину и привести кухню в порядок. Велотренажер можно использовать для чтения книг или конспектов во время подготовки к экзамену. Арнольд Беннет, специалист по сохранению времени, категорически возражал против чтения газет в транспорте, считая их главным расхитителем времени. За 40 минут пути на работу ты можешь сделать упражнения по английскому, запомнить новые слова, обдумать текст письма или выступления, прочитать пару глав из книги по специальности – или же просмотреть 30 страниц глянца. Что для тебя важнее?
Размышляя, читая или занимаясь важными делами во время ожидания в дороге или в очереди к врачу, можно сделать это время продуктивным и освободить вечер для семьи или покупок.
Исполняя повседневные действия, например, купание, ходьбу, уборку, стирку или мытье посуды, ваш мозг способен работать и решать задачи, планировать. важное мероприятие Чтобы принимать верные решения, нужно воспользоваться возможностями совмещения дел. Наш подсознание работает над проблемами постоянно, даже во время простых действий, поэтому ответы могут прийти неожиданно. Задавайте себе вопрос: «Что еще я могу сделать сейчас?». Например, можно купить памятные вещицы заранее, чтобы не тратить время на поиск подарков в будущем. В магазине посуды увидели набор для суши для подруги? Купите сразу! Так вам не придется возвращаться за ним отдельно. В салоне красоты попробуйте совместить процедуры: маникюр, окрашивание волос и покрытие ногтей лаком, коррекция бровей и ресниц во время воздействия краски. У косметолога можно сделать уход за телом и программу для лица одновременно. В разговоре по радиотелефону с мамой о бытовых делах можно проверять почту, вытирать пыль, оплачивать счета, распечатывать документы и даже отсылать SMS любимому.
Книга расходов и доходов (времени)
Веди дневник расхода времени. За две недели записывай подробно, как тратишь часы. Это поможет понять, например, сколько времени уходит на чтение журналов, и что можно выкроить на занятия пилатесом или массажем вместо просмотра сериалов. Анализируй, какая работа приносит важный результат, а какая лишь тормозит прогресс. Определи, кто или что мешает тебе эффективно тратить время. Ответив на эти вопросы, сможешь скорректировать планы и избежать ошибок в будущем.
Не разводи макулатуру
Чтобы не утонуть в бумагах и электронных архивах, сразу уделяй поступающим файлам, сообщениям и документам несколько минут времени для прохождения обработки, а затем не возвращайся к ним. Не откладывай их в сторону: поставь резолюцию, ответь на письмо, внимательно ознакомься с информацией.
У тебя есть две веские причины для этого. Во-первых, ты уже потратила время на изучение документа, осталось только завершить работу с ним, а повторное обращение потребует нового прочтения и обдумывания. Во-вторых, велика вероятность того, что документ затеряется в залежах себе подобных, и ты пропустишь необходимую информацию или потеряешь связь с важным партнером из-за несвоевременного ответа на его сообщение.
Расписание для сов и жаворонков
Если ты из числа жаворонков, постарайся выполнить все важные дела после обеда, а вечером отложи обязанности, не требующие больших усилий. Согласись, глупо тратить утро на болтовню или просмотр форумов, когда у тебя кипит энергия. Когда ты выполнишь много важных заданий и силы пойдут на спад, запись в ЖЖ или чтение профильного журнала станут отличным отдыхом за плодотворную работу. А для сов, чей рабочий день начинается с раннего утра, не будет ничего предосудительного, чтобы утро посвятить ленивому изучению бумаг или участию в виртуальной дискуссии, ведь свою утреннюю бездеятельность они с лихвой компенсируют после обеденного перерыва, когда работоспособность коллег-жаворонков пойдет на спад.
Вот основные правила эффективного управления временем. Существуют ещё секреты, которые помогут организовать время более эффективно и избежать его бессмысленных трат. Подробно с ними можно ознакомиться, прочитав книги «Гуру менеджмента» (глава «Эффективный тайм-менеджмент») Джона Адаира и «Организация времени» Глеба Архангельского — единственную на данный момент книгу подобной тематики, написанную русским автором с учётом национальной специфики.
Нет срока для начала новой жизни и освоения управления временем. Арнольд Беннет прав: ценность снабжения временем в том, что невозможно бессмысленно тратить будущее. Следующий год, день, час – готовые к использованию, свежие страницы. Как будто никогда не было потраченных без толку моментов за всю жизнь. Начни писать собственную историю о найденном, приумноженном и осмысленном времени прямо сейчас!
