Интересуетесь тем, как найти достаточно времени и создать свою историю успеха – сказку о возвращенном времени? Ознакомьтесь с 10 несложными рекомендациями, которые применяют успешные руководители во всем мире
Помнишь «Сказку о потерянном времени», написанную Шварцем? Ее героями были дети, которые не осознавали ценность времени и тратили его на прыгалки-скакалки, поездки на подножке трамвая и прочие шалости. Этим-то и не преминули воспользоваться злые волшебники, украв все потерянные часы юных бездельников и тем самым вернув себе молодость, а детишек наградив морщинами и сединами. Разумеется, эта сказка не про тебя. Ведь твое время расписано по минутам, а ежедневник под завязку исписан срочными делами и текущими обязанностями. Но вот незадача — времени категорически не хватает!
Интересуетесь тем, как получить достаточно времени и построить свою собственную историю успеха – историю о возвращении утраченного времени? Ознакомьтесь с 10 несложными принципами, которые применяют лучшие управленцы во всем мире.
Вечер утра мудренее
Первый секрет сохранения времени и повышения эффективности планирования заключается в составлении списка задач, которые необходимо выполнить, не в начале рабочего дня, а в конце предыдущего, а также планирование на неделю – не утром в понедельник, а в пятницу вечером. Многие руководители высшего звена используют этот подход успешные руководители. Полагаю, объяснять, почему это важно, излишне. Вспомните, сколько времени и чашек ароматного кофе вам необходимо каждое утро, чтобы проснуться, обрести ясность мысли, хорошую память и готовность к работе. А сколько ценного времени уходит на бесцельное посещение онлайн-площадок и удаление нежелательных сообщений из электронной почты? Именно поэтому конец рабочего дня идеально подходит для того, чтобы сделать выводы, оценить свои достижения и наметить план на следующий день. Пока вы еще сохраняете концентрацию и можете спокойно и без спешки заполнить страницы ежедневника.
Задача номер один
При составлении списка дел на день или неделю выдели задачи, относящиеся к работе, учебе и домашним обязанностям. Затем определи приоритеты, оценив каждое дело по степени важности и срочности. Например, написание курсовой работы по экономике – дело важное, но его выполнение может быть отложено на несколько недель. Однако тест по английскому, запланированный на пятницу, не предусматривает переноса – поэтому используй оставшиеся два дня для изучения согласования времен и запоминания неправильных глаголов. Или если и тест по иностранному, и подготовка проекта требуют от тебя одинаковой срочности, но что для тебя важнее – проявить творческий потенциал, продемонстрировав себя как человека с креативным мышлением и добиться успеха в карьере или получить оценку от репетитора? Поэтому распредели задачи по степени важности – и приступай к их выполнению!
Начни следующий день с первого задания и не отвлекайся на другие дела, пока оно не будет завершено. Затем переходи к миссии с последующим номером и так далее. Не стоит беспокоиться, если не удастся выполнить все задачи. Гораздо важнее то, что ты справилась с самыми приоритетными из них. Ведь секрет эффективного управления временем заключается не в том, чтобы успеть сделать как можно больше за день, а в том, чтобы решить самые важные задачи, выделив их из числа менее значимых и не срочных.
Не откладывай на завтра то, что уже отложила на сегодня
Замедление темпа – основной враг продуктивного использования времени. Бенджамин Франклин отмечал, что ценность сегодняшнего дня вдвое превышает ценность завтрашнего. Это связано с тем, что плоды труда видны немедленно, а отложенные на будущее дела будут вызывать чувство вины и тревогу о предстоящей работе. Поэтому третье правило эффективного управления временем повторяет известную поговорку: «Не стоит переносить на завтра то, что можно выполнить сегодня».
Неважно, по какой причине ты избегаешь выполнения задания уже несколько дней. Возможно, его успешное завершение связано с необходимостью общения с людьми, которые тебе не нравятся, и ты стремишься отложить этот неприятный момент, или же само задание не вызывает у тебя интереса. В любом случае, затягивание ведет к негативным последствиям. Это потеря ценного времени и угрызения совести из-за постоянно откладываемой задачи. Соберись с силами и навсегда забудь об этой проблеме! Отклони невыгодное предложение, договорись с непростым клиентом, посети больную бабушку – и высвободи много времени для завтрашнего дня! Если ты не можешь или не желаешь справиться с этим самостоятельно – делегируй это другому.
Делегируй это!
Выражение «делегирование полномочий» появилось благодаря постоянно занятым менеджерам. Однако метод передачи своих обязанностей другому человеку знаком практически каждому из нас с детства. Вспоминаются случаи, когда ты уходила на встречу с одноклассником, перекладывая уборку на младшую сестру, взамен обещая написать за нее сочинение о честолюбивых мечтах Андрея Болконского? Или в период экзаменов ты создавала видимость активной умственной работы, чтобы передать заботы о стирке, глажке и приготовлении обеда своей маме? Подобная ситуация характерна и для делегирования, которое является основой еще одного правила экономии времени – №4.
Этот подход позволяет делегировать часть задач, чтобы высвободить время для работы, которую можешь выполнять только ты. Например, твоя дочь, возможно, не справится с выпечкой пирожков с мясом, но она вполне может протереть пыль и привести в порядок ванную комнату, пока ты готовишь ужин. Брату можно доверить поиск информации для реферата в сети, и так далее. Мы постоянно используем этот простой прием в домашних условиях, зачастую даже не осознавая этого. Применяй его и на работе, передавая незначительные задачи сотрудникам или коллегам, чтобы освободить время для выполнения обязанностей, соответствующих твоим навыкам.
Никогда не говори «да»
Не стоит быть удивлённым, если коллеги начнут уклоняться от выполнения поручений, находя различные оправдания, или сразу же откажутся. Это говорит о том, что они так же хорошо разбираются в вопросах эффективного управления временем, ведь следующий секрет времени, или пятое правило, утверждает: «Цени своё время», то есть научись говорить «нет» недобросовестным сотрудникам, пытающимся переложить на тебя часть своих обязанностей, и незваным гостям, отнимающим твои минуты. Не стоит пытаться делегировать задачи таким людям – это не принесёт результата. Лучше перенимай у них решительность и принципиальность, учись отстаивать свою позицию перед коллегами, которые привыкли видеть в тебе безотказного человека, готового тратить своё время на решение их личных вопросов.
Полный порядок!
Приведи в порядок свои документы, компьютер и рабочее пространство. Шестое правило экономии времени рекомендует присваивать каждой вещи определенное место, чтобы избежать траты времени на поиски необходимого документа, соглашения о поставке мебели или формы заказа. Это же касается и твоих личных бумаг. Ты сможешь быстро назвать местонахождение инструкции к DVD-проигрывателю или найти договор с телефонной компанией за несколько минут? Не все из нас обладают такой же аккуратностью и организованностью. Однако систематизация бумажных архивов и упорядочивание документов, счетов и актов позволит сэкономить значительную часть времени и нервов, затрачиваемых на поиск нужной информации. Создай отдельные папки для хранения чеков, гарантийных талонов, руководств по эксплуатации техники, договоров на оказание услуг, квитанций об оплате коммунальных платежей, важных документов, результатов исследований и медицинских выписок. Потрать один-два часа на организацию своих бумаг, и это время окупится.
Совмещай и властвуй!
В течение суток количество часов не увеличится, однако вы можете значительно повысить эффективность использования времени, объединяя приятные занятия с полезными делами, а также полезные дела с еще более продуктивными. Объединение обязанностей – это седьмое правило управления временем, которое чаще всего применяется к домашним хлопотам, чем к работе в офисе. К примеру, во время просмотра фильма или ток-шоу вы можете перегладить большое количество белья, провести ревизию одежды в шкафу, проверить математические задачи сына, пришить пуговицу на рубашку мужа, выполнить упражнения на пресс, покрутить спортивный обруч или сделать маникюр с нанесением лака. По возвращении с работы можно решить сразу несколько задач: поместить мясо в духовку, обеспечив семью вкусным ужином, а пока оно запекается и покрывается румяной корочкой, самое время принять ванну с расслабляющими маслами и снять напряжение после рабочего дня. Пока на плите варится борщ, у вас найдется время покрошить салат, вымыть раковину или привести в порядок кухню. Занятия на велотренажере можно совмещать с чтением книг или конспектированием при подготовке к экзамену. Однако специалист по управлению временем Арнольд Беннет решительно осуждал чтение газет в транспорте, считая это главным вором времени. И это не случайно, ведь за 40 минут в пути на работу вы можете успеть выполнить упражнения по английскому, запомнить несколько десятков новых слов, обдумать текст важного письма или речи, прочитать пару глав из книги по специальности – или пролистать 30 страниц глянцевого журнала. Что для вас приоритетнее?
Чтобы время, проведенное в пути или в ожидании приема у врача, не вызывало дискомфорта, используйте его для размышлений, чтения или решения текущих дел – тогда вечер можно будет посвятить общению с близкими или посещению магазинов.
Выполнение повседневных задач, таких как купание, прогулки пешком, уборка, стирка или мытье посуды, может стимулировать работу мозга и позволить ему решить несколько задач, а также спланировать важное мероприятие или принять верное решение. Недаром Агата Кристи придумывала сюжеты своих детективов во время мытья посуды, а Архимед сделал свое знаменитое открытие во время принятия ванны. Это происходит потому, что наше подсознание все время работает над проблемами, которые мы себе ставим, и во время таких простых механических дел оно выдает нам ответы на вопросы и решение проблем. Используй любые возможности для совмещения дел, задавай себе вопрос: «Что еще я могу сделать сейчас, помимо того, что уже делаю?» и не упускай случая сохранить свое время. Например, ты можешь сэкономить время на поиске подарков, если приобретешь памятные вещицы заранее. Если, заходя в магазин посуды за новым заварочным чайником, ты замечаешь набор для суши, о котором мечтает твоя подруга, сделай покупку сразу. Так тебе не придется возвращаться в магазин еще раз и специально посвящать время поиску удачного подарка. Собираясь в салон красоты, старайся сделать все необходимые процедуры за одно посещение. Так, ты можешь начать делать маникюр, затем переместиться в парикмахерское кресло для окраски волос, а во время воздействия краски успеть покрыть ногти лаком, покрасить ресницы или придать форму бровям. Процедуры по уходу за телом у косметолога можно совмещать с программами для лица и т. д. А сколько всего можно переделать во время разговоров по радиотелефону! Разумеется, речь идет не о междугородних звонках, деловых переговорах или беседах с подругой, которую ты не видела с окончания школы. А вот во время ежедневных звонков мамы, которая описывает тебе поход к врачу, цены на мясо на Центральном рынке и содержание последнего выпуска «Окон», ты с чистой совестью можешь проверить электронную почту, вытереть пыль с телевизора, найти бланки на оплату коммунальных услуг, распечатать реферат и отправить SMS любимому.
Книга расходов и доходов (времени)
Начни вести дневник, в котором подробно фиксируй, как ты используешь свое время. Небольшого периода наблюдений, около недели или двух, будет достаточно, чтобы осознать, например, что время, затрачиваемое на чтение журналов, значительно превышает твои ожидания, и что, сократив просмотр телепередач, можно найти время для занятий пилатесом или посещения курсов антицеллюлитного массажа. Проанализируй, на что были направлены твои усилия, какая деятельность приносит ощутимый результат, а какая лишь задерживает прогресс, и кто или что заставляет тебя тратить время впустую. Ответив на эти вопросы, ты сможешь внести коррективы в свои планы и предотвратить ошибки в дальнейшем.
Не разводи макулатуру
Избавься от ощущения перегруженности бумагами и электронными файлами – выдели небольшое количество времени для обработки входящих документов, писем и сообщений сразу, чтобы потом не возвращаться к ним. Не откладывай их в долгий ящик: ставя свою резолюцию или отвечая на письмо, внимательно изучи содержание. У тебя есть веские основания для этого. Прежде всего, ты уже потратила время на ознакомление с документом, и остается лишь завершить работу с ним, в то время как повторное обращение к нему потребует нового прочтения и анализа. Кроме того, существует риск, что документ просто затеряется среди прочих, и ты упустишь важную информацию или потеряешь контакт с деловым партнером, не ответив на его сообщение вовремя.
Расписание для сов и жаворонков
Выясни, в какое время суток ты наиболее продуктивен и полон сил. Если ты «жаворонок», планируй выполнение самых важных задач на вторую половину дня, а вечер отводи под менее значимые дела. По крайней мере, согласитесь, что неразумно использовать утренние часы, когда ты полон энергии, для бессмысленной переписки или просмотра онлайн-форумов, даже если они посвящены экономике! Зато, когда ты справишься с большим объемом работы и твоя работоспособность снизится, ведение блога или чтение специализированного журнала станет для тебя приятным способом расслабиться в качестве вознаграждения за продуктивный труд. А для «сов», чей рабочий день начинается рано утром, не будет ничего плохого в том, чтобы посвятить утро неспешному изучению документов или участию в онлайн-обсуждении, поскольку они с лихвой компенсируют свою утреннюю пассивность после обеда, когда работоспособность их коллег-«жаворонков» уменьшается.
Вот ключевые принципы эффективного управления временем. Однако есть и другие приемы, которые помогут тебе более продуктивно распоряжаться временем и предотвратить его нецелевое использование. Для более детального изучения этих методов рекомендуется ознакомиться с книгой «Гуру менеджмента» (глава «Эффективный тайм-менеджмент») Джона Адаира и «Организация времени» Глеба Архангельского – единственным на данный момент изданием подобного рода, созданным русским автором с учетом особенностей национальной культуры.
Начать новую жизнь и освоить искусство управления временем никогда не поздно. Арнольд Беннет справедливо отмечал, что ценность постоянного ощущения доступности времени заключается в том, что мы не можем потратить будущее время впустую. Следующий год, следующий день, следующий час ожидают нас, совершенно нетронутые, как будто мы никогда не тратили время без цели и бессмысленно на протяжении всей своей жизни. Поэтому начните создавать собственную историю об обретенном, увеличенном и продуктивно использованном времени прямо сейчас, в этот момент!
