Начиная с 2020 года, электронные трудовые книжки стали обязательными. Рассмотрим, какие действия необходимо предпринять работодателю и как начать переход на новую систему.

Поговорим о действиях, которые необходимо предпринять при переходе на новый метод учета кадров. Какие документы потребуются работодателю для получения электронных трудовых книжек, начиная с 2020 года.

Подача документов

С 2020 года вступают в силу электронные трудовые книжки, которые являются цифровой альтернативой привычным бумажным. На данный момент не сообщается, какие действия необходимо предпринять российским работодателям и с какого этапа следует начинать процесс оформления.

Перейти на новую систему учета может любой желающий по своему усмотрению. Сохранение бумажных документов также допускается. Начиная с 2020 года, все работодатели обязаны ежемесячно направлять в Пенсионный фонд России сведения о кадровых перемещениях и о выбранном сотрудником способа учета, включая использование электронных трудовых книжек.

Пошаговая инструкция

С 2020 года, когда все компании перешли на электронные трудовые книжки, каждый руководитель должен быть осведомлен о необходимых действиях и порядке их выполнения. Рекомендуется внимательно ознакомиться с представленной ниже пошаговой инструкцией.

Интересно! Какие пособия получат ветераны боевых действий в 2020 году

Создание приказов

Первым шагом для работодателя при переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года является издание приказов. В этих документах будет зафиксировано, какие действия должны предпринять ответственные сотрудники, в том числе кадровые работники и бухгалтеры. Необходимо подготовить приказы, касающиеся:

• в которых будет утвержден план мероприятий, связанный с введением документа нового формата;
• о назначении ответственных лиц за ведение книжек электронного формата.

Внесение поправок в локальные акты

В перечень документов, требующих доработки, входят и локальные нормативные акты организации. Подлежат внесению изменений следующие документы:

• должностные инструкции тех лиц, которые официально отвечают за ведение трудовых книжек электронного вида и за предоставление форм отчетности;
• документооборот, а именно процесс формирования алгоритма, а также сроки оформления документации и предоставление сведений;
• локальные акты, содержащие данные о трудовых документах. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по рабочему процессу.

Интересно! В 2020 году размер материнского капитала на первого ребенка составлял определенную сумму

Гарантия готовности передачи данных

Работодатель несет ответственность за подготовку данных о трудовой деятельности для передачи в информационную базу пенсионного органа с целью обработки и хранения.

Для удобства сотрудников потребуется создать электронную почту, на которую они смогут направлять запросы о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности.

Оповещение персонала

Прежде всего, необходимо проинформировать сотрудников о переходе на новый формат документов, который осуществляется с 2020 года. Именно с этого шага следует начать работодателю при внедрении электронных трудовых книжек. Уведомление должно быть сделано до июля текущего года, и способ его предоставления выбирается на усмотрение организации.

Сотрудникам необходимо предоставить информацию о новом формате документа, принципах его работы и преимуществах. Кроме того, следует разъяснить, как можно будет получить доступ к данным о своей трудовой деятельности.

Заявление может быть составлено в любой форме, поскольку установленного образца для него не предусмотрено. Однако, целесообразно разработать и использовать стандартный шаблон.

Перед внедрением электронных трудовых книжек, обязательных с 2020 года, необходимо внимательно проверить бумажные документы и убедиться в правильности их заполнения и ведения. В случае необходимости следует исправить ошибки и добавить отсутствующие данные.

Подача заявлений

До 31 декабря 2020 года нужно организовать прием заявлений от персонала о выборе формата электронных книжек. В том случае, если до указанного срока сотрудником не было подано заявление по уважительной причине, ему предоставляется возможность сделать это в другое время.

Среди уважительных причин следует отметить больничный лист, отпуск, декретный отпуск, а также иные ситуации, когда за работником сохраняется его должность.

Выдача бумажных документов

Все сотрудники, перешедшие на электронный формат, должны до конца текущего года получить свои документы в бумажном виде и поставить отметку в книге учета трудовых книжек. Кроме того, в ней необходимо зафиксировать факт предоставления работником соответствующего заявления.

Судьба документов бумажного формата

Бумажные документы останутся доступными для использования вместе с электронной версией. Руководители организаций продолжат вести документацию и хранить ее в предназначенном для этого месте. В течение текущего года, который определен как переходный, специалисты по кадрам будут вносить данные и на бумажном носителе, и в электронном формате.

Электронная система внедряется на постоянной основе, и переход с бумажных документов может быть осуществлен в удобное для вас время. Трудовую деятельность граждан, начинающих работу в 2021 году, будут отражать исключительно в электронной системе, использование бумажных носителей не предусмотрено.

Информация о трудовой истории может потребоваться каждому сотруднику. Для ее получения необходимо обратиться к работодателю с соответствующим запросом.

В случае задержки выдачи документа или предоставления сведений о деятельности работника при его увольнении, руководство организации понесет ответственность. Кроме того, ответственность налагается, если:

• в документе содержится недостоверная информация о работе человека или причине расторжения договора;
• в оговоренный срок не были переданы или не в полном объеме указаны сведения о трудовой деятельности гражданина в пенсионный орган.

Неверно указанная причина увольнения может создать трудности при поиске новой работы, и в этом случае суд может обязать работодателя выплатить бывшему сотруднику компенсацию, равную его среднему заработку за весь период, в течение которого он был вынужден не работать».

Подведем итог

1. Начиная с 2020 года, используются электронные трудовые книжки. Переход от традиционного формата кадрового учета к новому осуществляется сотрудниками по их желанию.
2. Для перехода на электронный формат документов необходимо подать соответствующее заявление до окончания текущего года. В этом случае бумажные трудовые книжки будут переданы работникам лично под роспись в книге учета.
3. В случае, если документ не будет предоставлен сотрудником к установленному сроку, будет продолжено бумажное оформление его трудовой деятельности.
4. Новая электронная система охватит всех сотрудников, даже тех, кто предпочитает использовать бумажные документы. В этом случае специалисты отдела кадров должны будут заполнять как обычные записи в журнале, так и поддерживать электронный учёт.
5. Переход на новый формат может быть осуществлен в любое время.
6. С 2021 года лица, начинающие свою трудовую деятельность, не будут получать бумажные трудовые книжки. Информация об их работе будет фиксироваться исключительно в электронной форме.