Недавно вы заняли должность руководителя, и сразу же вам предложили подобрать нового сотрудника в отдел. Задание кажется простым. На размещенное в сети объявление откликнулись двадцать соискателей, вы отобрали наиболее перспективные резюме и назначили собеседования. Коллеги поделились с вами информацией, предупредили о возможных сложностях и дали необходимые инструкции… И все же вы испытываете волнение. Это вполне естественно. Первое собеседование в роли интервьюера – задача, требующая максимальной ответственности, и к ней следует отнестись со всей серьезностью.

Ты совсем недавно заняла место руководителя, и вот тебе уже поручено подобрать нового сотрудника в отдел. На первый взгляд, задача кажется простой. На объявление, размещенное в интернете, откликнулись двадцать человек, ты выбрала наиболее перспективные резюме и назначила встречи. Коллеги поделились информацией, предостерегли и дали необходимые указания… Тем не менее, ты испытываешь волнение. Это вполне естественно. Первое собеседование в роли интервьюера – задача, требующая особого внимания и ответственного подхода.

Время и место

Перед собеседованием необходимо подготовиться. И не только в психологическом плане. Попроси секретаря приемной заранее узнать, что тебя ждут. Это позволит избежать недоразумений и ненужных вопросов к посетителям о цели их визита. Вырази надежду на ее помощь. После этой фразы, вероятно, секретарь сделает все, как положено.

Определитесь, где будет проходить встреча. Ваш кабинет – оптимальный вариант для проведения собеседования. Однако, если вы работаете в общем офисе с коллегами, постарайтесь выбрать более тихое и изолированное место. Это может быть свободная переговорная комната или комната отдыха, где вы сможете предложить гостю кофе во время беседы. Важно, чтобы вас не перебивали и не отвлекали.

Убедись, что в помещении нет неприятных, резких ароматов, а также настройте кондиционер на оптимальную температуру. Иначе, перегрев или запах краски могут вызвать у вашего собеседника недомогание, и вы можете ошибочно решить, что он просто выглядит утомленным.

В переговорной, где я проводил собеседования, присутствовали крупные старинные часы. Каждый час они издавали хрипящий звук, после чего громко били, что мешало вести беседу.

Встречают по-прежнему по одежке

Поддерживай себя в отличной физической и психологической форме. Перед собеседованием крайне важно обеспечить себе полноценный сон. Однообразные голоса способны вызывать сонливость. Хотя вероятность засыпания на первом самостоятельном интервью невелика, к пятидесятому может появиться желание зевнуть – и это будет выглядеть неловко.

Необходимо следить за тем, чтобы твое поведение и внешний вид соответствовали информации, которую ты донесешь до кандидата относительно правил внутреннего распорядка, даже если сегодня пятница, начальство, тот, о ком Клео так много пишет, отправился в отпуск, и теперь некому сделать тебе замечание по поводу слишком небрежной кофточки.

И, пожалуйста, не задерживайся! Проявляй вежливость даже в незначительных деталях. Бизнес полон неожиданностей. Сегодня ты общаешься с секретаршей, а завтра она может оказаться супругой важного партнёра. Рекомендуется всегда поддерживать дружелюбный и внимательный тон в общении со всеми, это будет полезно как для твоего профессионального роста, так и для репутации компании.

О чем бы спросить?

Обязательно заранее поработай с резюме. Это позволит существенно сэкономить ваше время. Обозначьте карандашом те моменты, которые требуют уточнения, и добавьте подсказки с вопросами. Четко сформулируйте для себя: что вам уже известно о кандидате, а что вы хотите выяснить в ходе первой встречи. В этом вам пригодится перечень должностных обязанностей и ключевых компетенций. Выясните у коллег или самостоятельно, какая информация, полученная от соискателя, станет явным преимуществом или недостатком. Запомните основные вехи биографии кандидата, чтобы не допускать ошибок в датах и задавать уместные вопросы.

Подготовь перед собой чистый лист бумаги для заметок. Однако старайся не отвлекаться, чтобы не упустить важные детали беседы.

Знакомство

В начале встречи мы, сознательно или бессознательно, проводим оценку друг друга, определяем подходящий стиль общения и стараемся найти общий язык.

Для того чтобы начать беседу легче, после приветствий и знакомства используйте прием small-talk: улыбнитесь и задайте несколько нейтральных вопросов, демонстрируя заботу и интерес к собеседнику.

«Легко ли вы нашли дорогу? Как там в городе, большие пробки? Не застали вас дождем? Мы с вами так долго общались, и я очень рада, что наша встреча состоялась! Позвольте собеседнику улыбнуться и немного отдохнуть. Затем можно перейти к более деловой манере общения.

В самом начале разговора обязательно представьтесь. Также рекомендуется обращаться к кандидату по имени, чтобы привлечь его внимание и сформировать доверительную обстановку.

Не лишним будет еще раз уточнить, о какой должности идет речь, и предложить наиболее подходящий способ общения. К примеру, можно сказать: «Наша встреча посвящена обсуждению вакансии менеджера в отделе электротехнического оборудования. Если вы не возражаете, я бы хотела начать с нескольких вопросов, касающихся вашего профессионального опыта. Затем я более детально расскажу о вакансии и мы сможем обсудить возможности совместной работы».

Время — деньги

Беседа с потенциальным охранником ночного клуба, несомненно, займет гораздо меньше времени, чем собеседование с возможным финансовым директором. Обычное интервью длится от двадцати минут до полутора часов. Сколько времени отводить на конкретную встречу – решаешь ты.

В первую очередь, во время собеседования важно, чтобы вы руководили процессом. Оптимальное соотношение ваших высказываний и высказываний кандидата должно составлять 20:80. Внимательно слушайте, задавайте целевые вопросы и корректируйте ход беседы. Большинство людей склонны говорить много, особенно о вещах, которые, по их мнению, выставляют их в выгодном свете. Однако не стоит опасаться прерывать кандидата – делайте это аккуратно, но уверенно: «Это любопытно. Но, кажется, мы отклонились от темы – вернемся, пожалуйста, к…»

Иногда приходится с трудом добиваться от некоторых кандидатов более содержательных ответов. Если на ваши вопросы они отвечают кратко («был», «да», «как обычно», «не знаю, о чем говорить»), попробуйте побудить их к более подробному рассказу о чем-то позитивном. Например, спросите: «Что вам больше всего нравится в вашей работе? Какие у вас воспоминания о первом рабочем дне? С какими коллегами у вас сложились особенно теплые отношения?»

Не всегда эффективны привычные методы. Однажды я обратилась к кандидату с неожиданным вопросом: «Пожалуйста, не сочтите это невежливым, но я вас чем-то провоцирую?». Он был удивлен. «А почему вы тогда так сдержанно со мной разговариваете?». И тут мне пришлось удивиться в ответ. «Я полагал, что это необходимо…» После этого кандидат преобразился: он стал более разговорчивым, начал шутить и продемонстрировал высокий уровень профессионализма.

Верный тон

Человек, проводящий собеседование, в сложившейся обстановке он обладает определенными правами и способен существенно повлиять на исход собеседования с кандидатом. Иногда возникает желание высказаться в назидательной, критической или агрессивной манере. Однако это чревато рисками и не является уместным, особенно при общении с людьми, занимающими более высокое положение, старше по возрасту или хорошо знакомыми с процедурой интервью. Попытка вести себя как более авторитетная фигура может привести к неловкой ситуации, если ты потеряешь нить разговора, растеряешься или выдашь недостаток опыта. Также не стоит льстить кандидату. Следует воздерживаться и от излишней жалости: если твой собеседник окажется внимательным слушателем, он может затянуть беседу и отнять у тебя значительную часть запланированного времени. Наиболее эффективная роль на первых этапах собеседования – это нейтральное, равноправное партнерство. В самых сложных ситуациях можно использовать следующий прием: (поглядывая на часы) «Иван Аркадьевич, простите, что я вас прерываю. У нас осталось всего пять минут, поэтому, пожалуйста, сосредоточьтесь и подумайте: что вы хотели бы от меня услышать или, может быть, рассказать мне в оставшееся время».

Использование стрессовых техник интервью, таких как провокации, обвинения и неожиданные вопросы, создающие затруднительное положение для кандидата, не рекомендуется без уверенности в способности управлять эмоциональной реакцией как самого интервьюера, так и кандидата. Подобные методы лучше доверить профессиональным психологам.

То, о чем нельзя спрашивать

Работа российского рекрутера требует умения задавать вопросы, охватывающие любые аспекты, способные повлиять на результат. Эффективность подхода определяется манерой коммуникации.

Предположим, что вам требуется сформулировать сложный вопрос. Вот лишь некоторые из вероятных вариантов.

Обоснуй свою заинтересованность. «Простите, Маша, я не могу удержаться от вопроса о вашем здоровье, поскольку регулярные поездки – необходимое условие для занятия этой должности». «Понимаете, Софья, директор обязательно спросит меня о том, не собираетесь ли вы вскоре заводить детей. Давайте как-то определимся, ведь в наших с вами интересах реально оценивать ситуацию».

Если кандидат не отвечает, постарайся получить ту немногочисленную информацию, которая необходима для оценки возможностей совместной работы: «Игорь, скажи, пожалуйста, та сложная ситуация в твоей личной жизни, о которой ты не хочешь рассказывать, – разрешилась ли она и не отразится ли на твоей работе?»

Если собеседник не расположен к разговору и не соответствует требованиям вакансии, не стоит тратить на него время. Обычно успешными становятся те, кто адекватен и готов к конструктивному диалогу. С ними просто легче находить общий язык и с руководством, и с заказчиками.

На прощанье

В заключение разговора не забудь поблагодарить гостя за то, что он уделил тебе время. Независимо от того, насколько успешной оказалась встреча, важно, чтобы посетитель оставил тебя с позитивными впечатлениями. Даже если он не присоединится к твоей команде сегодня, возможно, в будущем ваши пути снова пересекутся. И даже в случае, если вы больше не увидитесь, он может поделиться с деловыми партнерами своим опытом приятного общения с тобой как с представителем компании. Это – действенный и ненавязчивый способ продвижения бренда.

Также договорись при расставании, что ты сообщишь решение по результатам собеседования в удобной для вас обоих форме и в оговоренный срок, – и выполни обещание. Даже простое электронное письмо с «надеждой на будущее сотрудничество» намного лучше, чем неопределенность и обманутые ожидания.

Если этот кандидат потенциально может быть ценен для вашей компании в перспективе, сохраните его контактные данные вместе с небольшой справкой и заметками о встрече (указав причину отказа). Это позволит сэкономить время в случае повторной отправки резюме на аналогичную позицию и создаст возможность для взаимовыгодного сотрудничества в будущем.